Muitas vezes, ao realizar uma matrícula de aluno, a função “Cadastro de aluno” de seu sistema acadêmico é feito às pressas ou muitas vezes deixado de lado, mas não deveria! É fundamental fazer um cadastro bem elaborado e conferir informações, mesmo que simples.
Principais aprendizados deste artigo:
- O que é um cadastro de aluno;
- Consequências de um cadastro inconsistente ;
- Impactos do cadastro de aluno para o Censo/Enade.
O que é um Cadastro de Aluno?
O Cadastro de aluno é um recurso básico de qualquer sistema acadêmico, tem como objetivo reunir os principais dados comuns e sensíveis sobre o Aluno. Sem o cadastro ativo e preenchido corretamente, sua instituição de ensino terá dificuldade e lentidão para gerenciar todos os alunos e ter dados concretos sobre a situação acadêmica e financeira de sua instituição.
#Motivo1: Planejamento e saúde financeira de sua instituição
Não é exagero dizer que o setor de secretaria mal gerido, fará com que todos os departamentos sofram as consequências, pois é o setor responsável por cadastrar e atualizar as informações de um candidato ou um aluno no sistema acadêmico, garantindo a veracidade dos dados inseridos.
Cadastros incorretos ou duplicados podem afetar até no custo de seu sistema acadêmico, além de não saber qual o perfil exato dos cursos que oferta, principais cidades que estão captando, contatos para cobranças. Uma série de erros que podem ser evitados ao efetuar o processo de forma ideal.
#Motivo2: Redução de retrabalho para Censo/Enade
O Pesadelo do acadêmico! Período de Censo/ Enade é sempre uma correria, mas já parou para pensar que muito dessa correria pode ser evitada através de um cadastro feito de forma correta e, ainda, uma atualização cadastral agendada por período?
Vemos muitas instituições que, ao risco de perder o aluno, acaba infringindo algumas etapas no intuito de acelerar o processo, esquecendo alguns dados de suma importância como: Data de nascimento, sexo, se possui deficiência, endereço, documentos, religião, entre outros… A não coleta destes dados, impactam na hora de realizar o Censo/Enade.
Já pensou refazer o cadastro de mais de 5.000 alunos na mão? 🤯
#Motivo3: Indicadores para tomada de decisão
Um cadastro de aluno mal formulado traz problemas futuros, como ao emitir um diploma, requerimento de documentos, conclusão de período, entre outros.
Uma ótima alternativa é instruir o funcionário no processo inicial de forma assertiva, sempre fazendo a confirmação de todos os dados. Observe que haverá maior desempenho e diminuição de conflitos.
Desse modo, entendemos a importância de realizar um cadastro completo. Seu processo é simples, porém se mal feito afetará em ações futuras, algo simples que pode tomar mais tempo.
#Bônus
Deixamos o melhor para o final! Confira no vídeo abaixo como gerenciar seus alunos de forma correta, através do recurso “Cadastro de Alunos”, disponível em nosso ERP Acadêmico Jacad. E não deixe de seguir nosso canal do youtube e ficar por dentro de todos os recursos disponíveis e como realizar o processo adequado.
Entenderam a importância de um cadastro consistente? Deixe nos comentários qual foi o maior impacto que já tiveram com erro de informações de alunos?
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