No segmento educacional, existe uma demanda crescente por parte das instituições de ensino por informatização e automação de suas tarefas e seus serviços, visando a melhoria de processos internos, captação de novos alunos e redução de custos. Uma das ferramentas que auxiliam nessa tarefa é o software de gestão.
Veja, nesse post, alguns dos diversos benefícios que as instituições de ensino podem ter ao adotar um software de gestão.
1) Gestão de armazenamento de documentos na nuvem
Muitas instituições de ensino ainda utilizam métodos ultrapassados para armazenar seus documentos, o que faz com que seja difícil e moroso encontrar as informações, podendo, inclusive, haver perda de documentos.
Com a utilização de um software de gestão, ao invés de encontrar os dados espalhados em diversos arquivos e locais, fica tudo reunido em um só lugar, com todas as informações integradas, consolidadas e disponíveis online, podendo ser acessadas a partir de qualquer computador ou dispositivo móvel.
2) Precisão nos dados e relatórios
As instituições de ensino são negócios complexos, com uma enorme gama de processos simultâneos. Neles, qualquer erro pode gerar impactos bastante negativos.
Com a ajuda de um software de gestão, é possível automatizar diversas tarefas, evitando erros provenientes de trabalhos realizados manualmente e alcançando maior precisão nos dados e nos relatórios gerados.
3) Mais facilidade na hora de fazer a captação de alunos
Há instituições de ensino que, apesar de investir em campanhas de marketing, não conseguem mensurar com precisão seus resultados de captação de novos alunos.
O software de gestão atua ajudando a identificar o retorno dessas ações e a visualização de potenciais oportunidades, por meio do acompanhamento do funil de captação de alunos e de opções de gerenciamento de contatos. Isso possibilita o agendamento de telefonemas para captações em potencial e o envio de SMS, por exemplo, para quem está em processo de matrícula ou para lembrar da data do vestibular. Esses sistemas também oferecerem que as instituições de ensino disponibilizem formulários de interesse no site, facilitando a captação de novos alunos.
4) Controle e gestão financeira mais eficientes
As instituições de ensino possuem um grande volume de contas, com diferentes datas de vencimento. Quando não se utiliza um software de gestão com recursos de controle de contas a pagar, podem ocorrer confusões, erros e esquecimentos, gerando prejuízos financeiros.
Ao utilizar um software de gestão, é possível organizar as contas a pagar por meio de segmentações, como datas de vencimento e categorias. Além disso, o sistema permite acompanhamento preciso do recebimento de mensalidades e a redução da inadimplência, favorecendo um controle preciso do fluxo de caixa. Por ele também é possível ter acesso aos históricos financeiros dos alunos (boletos, parcelas, recebimentos, bolsas), facilitando o acesso a todas essas informações sem a necessidade de acessar diferentes telas ou pastas no computador.
Essa integração assegurada pelo software permite à direção uma análise estratégica profunda da gestão financeira, facilitando e agilizando a tomada de decisões e o planejamento de estratégias para melhorar a saúde financeira e a rentabilidade da instituição.
5) Otimização de tempo e de recursos
O software de gestão centraliza e organiza as informações de todos os setores das instituições de ensino, eliminando controles manuais e reduzindo o tempo de busca pelas informações e geração de relatórios, o que otimiza o tempo de sua equipe, que terá maior produtividade, e os recursos de sua instituição.
Nos últimos anos, as instituições de ensino vêm enfrentando um mercado com concorrência forte. Para garantir sua competitividade, sobretudo em um cenário de crise, faz-se imprescindível profissionalizar a gestão e investir em ferramentas que automatizem tarefas e facilitem a rotina e a tomada de decisões, auxiliando a direção a garantir a qualidade e a rentabilidade da instituição.
Sua instituição de ensino utiliza software de gestão? Compartilhe a sua experiência aqui nos comentários.