Falar em secretaria acadêmica vem a nossa mente uma sala onde algumas pessoas trabalham sem parar rapidamente em suas atividades, com pilhas de papeladas espalhadas, telefone tocando freneticamente, mas, não é essa secretaria que você quer na sua Instituição de Ensino, certo?
Estamos passando por diversas mudanças de cenário, precisando adaptar-se a diversos novos métodos para melhorar e agilizar os processos, e para que a sua Instituição de Ensino continue ou comece a se destacar entre muitas, o atendimento precisa ser o primeiro a adaptar-se a essas mudanças.
Trouxemos alguns tópicos importantes e mais utilizados dentro da secretaria acadêmica que podem ser otimizados trazendo eficiência e qualidade do atendimento.
Matrícula e Rematrícula online
A Instituição de Ensino não precisa ser totalmente da modalidade de EAD para fornecer aos seus alunos mais comodidade, e simplicidade para a sua Secretaria Acadêmica.
Ofertar matrícula e rematrícula online é um diferencial que muitas Instituição não utilizam nos dias de hoje, além de evitar correrias, pilhas de papeladas, filas e outros incômodos, opte em oferecer um ambiente totalmente adaptado para que seus novos e antigos alunos possam realizar todo esse fluxo de forma online, desde o contato com a Instituição, até o envio de documentos, assinatura de contrato, e parcelas de mensalidades.
A secretaria ao receber essas informações de solicitação de matrícula ou rematrícula apenas estarão conferindo dados, se os documentos estão corretos, e confirmando a entrada do aluno na instituição ou no novo módulo. Sem contar que caso há inconsistências, é possível solicitar o envio novamente online ao invés de pedir uma deslocação.
Deixe seu aluno preparado apenas a comparecer as aulas e começar sua jornada acadêmica, seja ela EAD ou presencial, graduação ou colégio, diminuía a carga de atividades da sua secretaria para que ela consiga dar atenção a outros fluxos também.
Processos Seletivos
O Processo Seletivo é uma ótima ferramenta para a captação de novos alunos, com a capacidade de criar editais para vestibulares, receber inscritos, marcar horários para a realização das provas, e disponibilizar de forma online os resultados.
Geralmente quem está por trás desse fluxo é a secretaria acadêmica, onde ela verifica os dados de inscritos, se os pagamentos foram efetuados, ela recebe os resultados e depois publica para os alunos suas notas.
Muitas instituições utilizam formulários simples do Google para realizar esse tipo de inscrição, e planilhas do Excel para realizar cadastros e lançamentos de notas, e isso pode ser exaustivo e levar mais tempo. O ideal é investir em sistemas que já realizam todo esse fluxo, onde é possível ter as informações todas em um só lugar, e quando o inscrito se torna um aluno é mais simples para atualizar sua matrícula no curso.
Gestão Financeira
Além de toda a responsabilidade com os documentos acadêmicos e a entrada de alunos, a secretaria precisa acompanhar o financeiro individual dos alunos, parcelas de mensalidades, acordos financeiros em dependências, avisos, entre outros.
É possível, através de um sistema, automatizar processos de avisos de vencimento de boletos para os alunos, evitando a consulta individual de cada situação e ter que entrar em contato aluno por aluno sobre a dependência financeira. Além disso, realizar acordos financeiros também pode ser realizado de forma online, montando a proposta e enviando para o aluno seja via portal, e-mail, como a instituição prefere, e recebendo os pagamentos ou renegociações através desses meios.
Os recebimentos de mensalidades ainda são realizados no balcão da instituição de ensino, o que gera um pouco de riscos, pois a segurança precisa ser redobrada e pode haver inconsistências no fluxo de caixa. Os boletos podem ser emitidos e disponibilizados para os alunos para que eles efetuem o pagamento de forma online, e a secretaria apenas gerar uma remessa para confirmar os pagamentos.
Atualizações de cadastro
Os dados cadastrais de alunos precisam estar devidamente atualizados, principalmente devido ao Censo, onde as instituições precisam enviar dentro dos prazos e conformidades do Ministério de Educação.
É possível enviar para que os próprios alunos realizem essa atualização de dados, seja no ato de uma rematrícula no próprio portal do aluno, ou através de um e-mail informando dessa necessidade. Assim a secretaria não precisa estar acessando cada cadastro de forma individual e ir atrás da atualização, e sim apenas se preocupando caso alguma informação gere inconsistência ou algum documento precisa ser enviado novamente.
Além desses fluxos, muitos outros podem ser facilitados com o uso de um sistema ou uma reorganização dentro da secretaria acadêmica, ainda mais nesse momento onde a necessidade de uma comunicação eficiente precisa ser online.
Invista em tempo, otimize os fluxos de um dos setores mais importantes da Instituição, veja como é possível oferecer um atendimento eficiente para os alunos e manter um ambiente de trabalho tranquilo, sem estresse e moderno.
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