Na era da transformação digital na educação, uma dúvida muito comum entre gestores acadêmicos é: como digitalizar o acervo acadêmico de forma segura, eficiente e legal?
Ao buscar por soluções, surgem duas opções: o GED (Gerenciador Eletrônico de Documentos) e a Secretaria Digital. Mas qual delas é mais indicada para uma Instituição de Ensino?
Neste artigo, vamos explicar detalhadamente o que é cada solução, suas vantagens, limitações e qual se alinha melhor aos desafios regulatórios e operacionais.
O que é GED?
O Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) é uma tecnologia amplamente utilizada por empresas de diversos segmentos. Sua principal função é substituir o uso de arquivos físicos por documentos digitais, otimizando processos de arquivamento, busca e controle interno. Ele funciona como um “Google corporativo”, capaz de armazenar e localizar qualquer documento dentro da organização, desde contratos até comprovantes e formulários.
No ambiente educacional, algumas IES implementam GEDs para digitalizar prontuários acadêmicos, documentos de matrícula, contratos de estágio, entre outros. Porém, é importante destacar que o GED não é nativamente preparado para atender as especificidades legais da educação superior.
Além disso, um GED genérico exige customizações e integrações adicionais para se comunicar com o sistema acadêmico, o que pode aumentar significativamente o custo de implementação e manutenção da solução.
O que é Secretaria Digital?
A Secretaria Digital é uma plataforma especializada, desenvolvida para gerenciar, validar e armazenar documentos acadêmicos digitais, em conformidade com as portarias e regulamentações do MEC. No ecossistema da educação superior, ela representa um avanço fundamental rumo à eliminação do papel e à modernização da gestão documental.
Um bom exemplo é o eDOC da JACAD, um módulo integrado ao sistema acadêmico que permite:
- Digitalizar e vincular documentos diretamente ao perfil do aluno, professor ou curso;
- Configurar workflows de assinatura digital com certificação ICP-Brasil;
- Emitir e registrar Diplomas Digitais conforme exigido pela Portaria 554/2019;
- Disponibilizar o acervo documental de forma segura nos portais do aluno e professor;
- Eliminar completamente a necessidade de acervo físico, com preservação legal e tecnológica de longo prazo.
Tudo isso de forma automatizada, centralizada e com integração total aos processos acadêmicos da instituição.
Qual a diferença entre GED e Secretaria Digital?
Embora ambos lidem com a gestão documental, as diferenças entre um GED e uma Secretaria Digital são profundas e estratégicas. Enquanto o GED é uma ferramenta genérica e aplicável a qualquer setor, a Secretaria Digital é uma solução pensada exclusivamente para instituições de ensino.
Um GED pode até armazenar documentos, mas não realiza validações legais, não gera Diplomas Digitais, não integra com o sistema acadêmico e não automatiza fluxos educacionais com assinatura digital certificada.
Por outro lado, a Secretaria Digital:
- Cumpre com rigor todas as portarias do MEC;
- Elimina o risco de documentos inválidos ou fora do padrão legal;
- Facilita auditorias do MEC e visitas in loco;
- Proporciona agilidade, rastreabilidade e segurança em todo o ciclo documental da vida acadêmica do estudante.
Qual o melhor para sua IES?
Ao avaliar a melhor escolha entre GED e Secretaria Digital, é essencial que sua IES considere não apenas a digitalização de documentos, mas o impacto estratégico e regulatório da gestão acadêmica no ambiente digital.
Um sistema GED pode parecer uma solução suficiente em um primeiro momento. Ele organiza, armazena e facilita o acesso aos documentos. Mas aqui está o ponto crucial: isso não basta quando falamos da realidade legal e operacional das instituições de ensino superior no Brasil. A atuação do MEC exige muito mais do que organização — exige conformidade, rastreabilidade, autenticidade, validade jurídica e integração com o ciclo acadêmico.
É nesse cenário que a Secretaria Digital se mostra imbatível. Ao escolher essa solução, sua IES:
- Elimina completamente o uso de papel com segurança e respaldo legal;
- Garante conformidade com as portarias vigentes, como a Portaria 554/2019 (Diploma Digital) e a 330/2018;
- Facilita auditorias e fiscalizações do MEC, com registros organizados, auditáveis e centralizados;
- Melhora a experiência do aluno e do professor, com acesso rápido e digital aos documentos pelo portal;
- Reduz a burocracia administrativa, graças à automação de fluxos e assinaturas eletrônicas;
- E o mais importante: fortalece a credibilidade e a reputação da instituição, mostrando que está alinhada às práticas mais modernas e seguras do setor.
Enquanto o GED apenas organiza documentos, a Secretaria Digital organiza e transforma o processo acadêmico como um todo — com respaldo jurídico, tecnologia certificada, integração plena com o sistema acadêmico e foco total na educação superior.
Portanto, se sua instituição busca uma gestão documental realmente preparada para os desafios regulatórios e operacionais da educação atual, a Secretaria Digital é a escolha certa, segura e inteligente. Ela não é apenas um avanço tecnológico: é uma garantia de futuro.
A Secretaria Digital ideal para sua instituição
O JACAD é um sistema de gestão acadêmica completo, pensado para atender com excelência as necessidades das Instituições de Ensino brasileiras. Desenvolvido com base nas principais exigências do Ministério da Educação (MEC), ele integra processos acadêmicos, administrativos e documentais em uma única plataforma robusta, segura e inteligente.
Dentro desse ecossistema, o módulo eDOC – Secretaria Digital se destaca como uma solução sólida e eficaz para a digitalização, validação, preservação e controle dos documentos acadêmicos da sua instituição.
Mais do que digitalizar papéis, o eDOC promove uma nova cultura de gestão documental educacional. Com ele, sua instituição se adapta às exigências legais com fluidez e ganha eficiência operacional sem sacrificar a segurança da informação.
Diferenciais do módulo eDOC no JACAD:
- Conformidade legal garantida: atende integralmente às Portarias do MEC, como a 554/2019 e 330/2018, com foco em Diploma Digital e acervo acadêmico digital.
- Integração total com o sistema acadêmico: os documentos são vinculados automaticamente ao cadastro de alunos, professores e cursos, eliminando retrabalho.
- Workflow de assinatura eletrônica: com certificação digital ICP-Brasil, permitindo rastreabilidade, validade jurídica e controle de revisões.
- Centralização e padronização do acervo: com repositórios digitais organizados por grau, tipo de documento e processo educacional.
- Interface moderna e acessível: acesso rápido via portal do aluno ou do professor, facilitando a consulta de documentos, históricos e comprovantes.
- Digitalização em lote: otimiza o tempo da equipe administrativa com recursos para upload em massa de arquivos, categorização e automação.
- Backup contínuo e controle de versões: garante a preservação digital de longo prazo, essencial em casos de auditorias ou migração de sistemas.
Ao escolher o JACAD, sua instituição não adquire apenas uma ferramenta, mas adota um modelo de governança documental que fortalece a integridade acadêmica e simplifica a rotina de toda a comunidade universitária.
A Secretaria Digital do JACAD oferece o que gestores mais buscam: tranquilidade jurídica, controle total do acervo e fluidez operacional.
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