Escolher um sistema educacional é uma das decisões mais estratégicas que uma instituição de ensino pode tomar. Mas e quando o gestor responsável por essa escolha não vem da área de TI? Como analisar aspectos técnicos, comparar funcionalidades e garantir que a plataforma atenda aos critérios legais e operacionais da sua instituição sem ter conhecimento aprofundado em tecnologia?
Se essa é a sua dúvida, este artigo é para você.
Neste guia, vamos mostrar como qualquer gestor pode escolher com segurança um sistema para faculdade ou colégio privado, mesmo sem saber programar ou entender de infraestrutura tecnológica. Mais do que isso: você vai aprender a fazer uma escolha estratégica que alinha tecnologia, operação e resultados.
A escolha de um sistema educacional é uma decisão de negócios, não apenas do TI
Antes de mais nada, é importante mudar a perspectiva. A escolha de um sistema educacional não deve ser centralizada no setor de tecnologia, mas sim nas áreas acadêmica, financeira e administrativa. Afinal, são esses setores que lidam diariamente com processos que impactam a experiência do aluno, o desempenho dos professores e a sustentabilidade financeira da instituição.
Por isso, gestores não técnicos têm um papel essencial: são eles que conhecem as dores da operação, os gargalos do dia a dia e os objetivos estratégicos da instituição. A TI entra como suporte, garantindo viabilidade técnica e segurança. Mas quem define o que é prioridade e o que precisa mudar é a gestão.
O que observar ao escolher um sistema para sua instituição
Vamos direto ao ponto. A seguir, listamos os principais critérios que você, gestor, deve considerar ao escolher um sistema educacional:
- Conformidade com as portarias do MEC
Um bom sistema precisa estar atualizado com as exigências legais, como as Portarias 330, 1.095 e 554, que tratam do diploma digital e da secretaria acadêmica digital. Isso garante que sua instituição esteja protegida juridicamente e preparada para fiscalizações.
O JACAD, por exemplo, já possui módulos nativos como o eDOC, que gerenciam o acervo acadêmico digital com assinatura digital A3, versionamento e guarda permanente, em total conformidade com a legislação.
- Facilidade de uso e navegação
Nada adianta ter uma plataforma robusta se ela for difícil de usar. Um bom sistema precisa ser intuitivo, responsivo e acessível para todos os perfis — alunos, professores, secretaria, financeiro e coordenação.
- Automação de processos
A automação é essencial para reduzir retrabalho, evitar erros manuais e liberar a equipe para tarefas mais estratégicas. Procure sistemas que automatizam processos como matrícula, atualização cadastral, geração de documentos, fechamento de turmas e emissão de boletos.
- Integrações com ferramentas estratégicas
O sistema deve se integrar com plataformas que você já usa (como Power BI, Assinatura Eletrônica, Tesouraria, etc.). Isso evita retrabalho, reduz custos e amplia a capacidade de análise de dados.
O JACAD oferece APIs abertas e integração com ferramentas como o Autentique, sem necessidade de desenvolvimentos externos.
- Fluxos de assinatura e controle documental
A digitalização de documentos e a implementação de fluxos de aprovação eletrônicos (com carimbos e certificados digitais) são vitais para agilizar a gestão documental.
O módulo eDOC do JACAD permite criar fluxos de assinatura com múltiplos níveis, desde carimbos visuais até a certificação com validade jurídica.
Como comparar fornecedores mesmo sem conhecimento técnico
Você não precisa entender de tecnologia para comparar sistemas com critério. Veja como:
- Monte um checklist funcional com base nos processos internos da sua instituição.
- Solicite uma demonstração guiada, mas exija que o fornecedor simule situações reais, com dados típicos do seu dia a dia.
- Inclua usuários reais no teste, como um professor e um funcionário da secretaria.
- Peça provas de conformidade, como prints e relatórios que mostrem adesão às normas do MEC.
- Avalie suporte e pós-venda, incluindo tempo de resposta, canais de atendimento e SLA contratual.
Por que gestores estão migrando para o JACAD?
A migração para o JACAD tem sido uma escolha cada vez mais frequente entre gestores de faculdades e colégios privados que buscam simplificar a operação sem abrir mão de segurança e conformidade. Muitos desses profissionais relatam frustrações com sistemas antigos, que exigem customizações constantes, apresentam interfaces ultrapassadas ou não acompanham a evolução das normas do MEC.
Com o JACAD, o cenário muda completamente.
- Adequação legal garantida
Enquanto outros sistemas precisam de integrações terceirizadas para cumprir as exigências da Secretaria Digital e Diploma Digital, o JACAD oferece módulos nativos como o eDOC, que centralizam todo o acervo acadêmico com assinatura digital, versionamento e workflows de aprovação. Isso reduz riscos jurídicos e evita retrabalho com documentos invalidados.
- Foco em usabilidade e experiência
O JACAD foi desenhado com foco no usuário final. Isso significa que professores, alunos e funcionários da secretaria conseguem executar tarefas com facilidade, sem depender do setor de TI para ações simples como lançar notas, solicitar documentos ou atualizar dados. Essa autonomia reduz chamados, acelera processos e melhora a experiência institucional como um todo.
- Agilidade na evolução do sistema
Enquanto muitos ERPs educacionais ficam anos sem atualizações relevantes, o JACAD opera com atualizações frequentes, sem custo extra para o cliente. Isso significa que novas demandas, mudanças legais ou melhorias sugeridas são rapidamente incorporadas à plataforma.
- Equipe de suporte especializada
Outro diferencial citado por quem migra para o JACAD é o suporte: humanizado, com profissionais que conhecem a rotina educacional. Em vez de respostas genéricas ou tickets sem solução, os clientes contam com um time técnico que fala a linguagem da gestão e resolve problemas com agilidade e empatia.
Em resumo, os gestores escolhem o JACAD porque ele entrega o que promete: uma solução completa, atualizada, confiável e fácil de usar, que reduz a dependência técnica e fortalece a autonomia da instituição em todas as áreas.
Você deve liderar essa decisão
Escolher um sistema educacional é uma responsabilidade estratégica, e não técnica. Com os critérios certos, qualquer gestor pode tomar essa decisão com segurança e garantir que a tecnologia trabalhe a favor da missão institucional.
A boa notícia? Você não precisa fazer isso sozinho.
Peça uma demonstração com nosso time técnico e veja como o JACAD simplifica sua escolha.
Vamos mostrar, na prática, como sua instituição pode reduzir custos, melhorar processos e elevar a experiência de alunos e colaboradores com uma plataforma pensada também para gestores e não apenas para o TI.
