A rotina da secretaria acadêmica sempre foi marcada por um volume intenso de solicitações, exigências legais e a expectativa de agilidade no atendimento. Com a evolução do ensino superior, a pressão por processos mais eficientes só aumentou. Alunos exigem respostas rápidas, gestores precisam de organização e compliance, e as equipes administrativas se veem, muitas vezes, sobrecarregadas.
Neste cenário, automatizar os requerimentos acadêmicos não é apenas uma inovação — é uma necessidade estratégica para instituições que desejam se manter relevantes, organizadas e próximas de seus alunos.
Com isso em mente, o JACAD oferece uma solução completa e inteligente: os requerimentos online e automatizados, que transformam um dos pontos mais críticos da secretaria acadêmica em um processo fluido, seguro e altamente funcional.
O desafio da gestão manual de solicitações
Em muitas instituições, o processo de solicitação de documentos ou serviços acadêmicos ainda é feito de forma manual: o aluno precisa comparecer pessoalmente à secretaria, preencher formulários físicos ou PDFs, aguardar a triagem do pedido, e torcer para que tudo esteja em ordem.
Esse modelo traz sérios desafios:
- Acúmulo de papel e dificuldade de organização;
- Lentidão nas respostas, impactando a experiência do aluno;
- Risco de extravio de documentos ou informações;
- Retrabalho constante para a equipe administrativa.
A boa notícia é que é possível modernizar esse fluxo sem abrir mão da qualidade do atendimento. E é exatamente isso que o JACAD propõe.
O que são requerimentos online e automatizados no JACAD?
Essa funcionalidade permite que alunos façam solicitações diretamente pelo Portal do Aluno, de forma simples e intuitiva, sem precisar ir à secretaria.
Basta acessar o ambiente virtual, selecionar o tipo de requerimento desejado (como segunda via de documento, declaração, histórico, entre outros), preencher os dados solicitados e acompanhar o andamento do pedido em tempo real.
Por trás dessa simplicidade, o sistema organiza, distribui e automatiza os fluxos, garantindo eficiência e rastreabilidade.
Centralização e agilidade com a Tela de Controle de Requerimentos
No JACAD, todas as solicitações dos alunos ficam concentradas em uma Tela de Controle de Requerimentos, acessível à equipe da secretaria acadêmica. Essa centralização é um diferencial importante para a gestão:
- A busca é facilitada com filtros por nome do aluno, curso, tipo de requerimento, datas e status;
- É possível acompanhar cada etapa do processo, identificar pendências e responder diretamente pelo sistema;
- O histórico de solicitações fica salvo, o que facilita auditorias e atendimentos futuros.
Esse nível de organização melhora significativamente a qualidade do atendimento, ao mesmo tempo em que reduz o tempo médio de resposta para o aluno.
Automação inteligente: menos burocracia, mais estratégia
Um dos grandes ganhos da automatização está na eliminação de tarefas repetitivas. Diversos tipos de requerimentos podem ser configurados para geração automática dentro do sistema, como:
- Requerimento de Matrícula
- Comprovantes de matrícula;
- Atestados de frequência;
- Solicitações de aproveitamento de disciplinas;
- Emissão de históricos escolares parciais.
Com isso, a equipe da secretaria deixa de atuar como operadora de processos manuais e passa a ter mais tempo para atender casos complexos, planejar melhorias e oferecer um atendimento mais humanizado quando necessário.
Benefícios diretos para o aluno: autonomia e praticidade
A experiência do aluno também é profundamente impactada por essa funcionalidade. Ao automatizar os requerimentos:
- O aluno deixa de precisar ir presencialmente à secretaria;
- Ganha mais controle sobre suas solicitações, com acompanhamento do status em tempo real;
- Recebe notificações sobre o andamento do processo;
- Tem acesso rápido a documentos eletrônicos válidos juridicamente.
Ou seja, o relacionamento entre aluno e instituição torna-se mais moderno, prático e eficiente, reduzindo frustrações e aumentando a satisfação ao longo da jornada acadêmica.
Segurança da informação e conformidade com a LGPD
Outro ponto essencial é a segurança da informação. Com os requerimentos online do JACAD, os dados dos alunos e documentos sensíveis estão protegidos em ambiente seguro, criptografado e com controle de acesso.
Além disso, a plataforma está preparada para atender às exigências da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), com rastreabilidade de ações, registros de consentimento e respeito à privacidade dos usuários.
Esse cuidado não só evita riscos legais, como também reforça a credibilidade da instituição perante alunos e órgãos reguladores.
Mais tecnologia, mais protagonismo para a secretaria
A secretaria acadêmica é o coração administrativo da instituição. Automatizar seus processos com inteligência e respeito às boas práticas administrativas é uma forma de valorizá-la e colocá-la no centro da transformação digital.
Com os requerimentos online e automatizados do JACAD, sua instituição avança em direção a uma gestão mais eficiente, ágil e conectada com as reais necessidades dos alunos — sem abrir mão da segurança, do controle e da qualidade.
O que sua IES está fazendo hoje para simplificar processos e melhorar o relacionamento com os alunos?
Se você quer ver como essa funcionalidade pode transformar a gestão da sua secretaria acadêmica, fale com um consultor JACAD e agende uma demonstração personalizada.
